Innan avfärden – planeringsstöd för en lyckad resa

 

När resmålet är spikat är det dags att påbörja förberedelserna för ert äventyr.

Sammanfattning

1. Var kan vi resa? Det kan bara ni bestämma. Tänk över vart ni vill åka och hur ni vill resa, vad ni vill göra där och vilka som ska kunna följa med.

2. Sök information på nätet och bland era kontaktnät efter mer information om resmålet och börja planera. Planera tillsammans med scouterna, ledare och föräldrar, gärna under en hel termin så scouterna får öva på och lära känna saker som kan vara bra på resan. Prata också med andra scouter runtom er, de är fulla av egna erfarenheter och tips.

3. Ekonomi. Vad kostar det, har vi råd? Undersök fonder och stiftelser, eller varför inte samla in pengar själva? Här finns en massa tips! Läs mer om det på vår guide om fonder. Kom ihåg att köpa biljetterna i tid, ju tidigare ni bokar resa ju billigare tenderar resorna att bli.

4. Säkerhet och sjukvård. Se till att er resa är säker. På ud.se kan ni läsa mer om ert resmål och vad ni behöver tänka på före er resa. Om vaccinationer krävs, se till att ta dem i tid! (ca 4-6 veckor innan avfärd).

5. Se över er utrustning i tid och vad ni behöver ha med er. Presenter från Sverige är också alltid uppskattat och artigt.

6. När ni har en resplan fyll i detta formuläret. så Scouterna centralt vet att ni är iväg, hur många ni är och vart ni åker i säkerhetssyfte.

 

Börja planera

Ta reda på så mycket information som ni kan på egen hand, genom att söka på nätet eller fråga andra som ni vet har gjort likande resor i kåren, distriktet eller en scout i landet dit ni ska. Det är också viktigt att tidigt bestämma vilka som kan delta i resan, mycket beroende på vad just ert äventyr består av. Hur mycket får det kosta för varje deltagare? Kan alla i gruppen resa dit ni planerar att åka? Är det ett läger som ni ska åka till kanske det finns centralt fastställda åldersgränser eller så kan lägerplatsen bara ta emot de som är anslutna till en av världsorganisationerna, vilka ni måste ta hänsyn till. Viktigt är också att såväl ledare som scouter men även föräldrar medverkar i planeringsprocessen, så att alla känner sig trygga i de beslut som fattas inför resan och vet vad som väntar.

Vad behöver vi kunna för att få ut maximalt av resan?

Detta är en viktig fråga att ställa sig när ni ska planera avdelningsmötena för terminen (eller terminerna) före avresan. Låt förberedelserna inför resan färga och bygga era veckomöten så att ni känner er väl förberedda på den kultur, det språk, normer och värdering med mera, som ni kommer att leva mitt i under er vistelse. Till exempel kan ni provlaga mat för att vara redo på vad ni kan komma att stöta på, eller göra en ordbok med termer och fraser ni tror kan komma till användning på det aktuella språket. Tänk dock på att inkludera alla scouter på avdelningen, i patrullen eller i utmanarlaget även om de inte kommer följa med på resan. Era möten kan ändå vara givande och intressanta, även om de inte skulle resultera i en resa.

Finansiera? Planera!

Pengar, pengar, pengar. Ja pengar är ju som bekant inte helt oviktigt i sammanhanget, när en resa ska planeras och genomföras. Att sätta upp en budget som innehåller hur ni ska finansiera resan (deltagaravgift, bidrag, pengar ni har arbetat ihop med mera) och vilka olika typer av utgifter ni kommer att ha (exempelvis lägeravgifter, resa, mat och logi), är en viktig del i förberedelsearbetet, så att det inte kommer som en chock för någon innan avresan. Vissa utgifter kan också ni påverka genom till exempel val av transportmedel. Givetvis kan det bli stora skillnader rent ekonomiskt om ni väljer att chartra ett plan jämfört med om ni paddlar dit. Utforska och väg olika möjligheter mot varandra, för att hitta det optimala för just er och era scouter.

 

Även när ni bokar flygbiljetter/bussar/boende påverkas ofta priset ni får betala utefter hur långt fram i tiden ni planerar. Bestäm er tidigt, boka och spar pengar. Det finns många olika vägar att gå för att göra en resa lyckad ur ett ekonomiskt perspektiv. Att samla ihop pengar tillsammans är också ett bra sätt att finansiera resan, och minskar delen som behöver komma från egen ficka. Även bidrag av olika slag från fonder eller stipendier kan vara en del av finansieringen, mer om detta finner ni här.

Kommunicera!

Er resa kan inspirera och peppa andra att våga sig utanför den vanliga verksamheten. Använd gärna sociala medier eller reseblogg för att berätta om er resa. Vissa av Scouternas kanaler kan användas till detta, ex Instagram-kontot @scouterna som är ett stafettkonto där kårer delar med sig av sina aktiveter, Internationella bloggen publicerar gärna ett inlägg om er resa, där er egen resblogg kan uppmärksammas. Även på Facebook, ex International Scouting Sweden delar gärna era inlägg under resan. När ni har en resplan fyll i detta formuläret. så Scouterna centralt vet att ni är iväg, hur många ni är och vart ni åker, samt hur vi kan dela era reseberättelser.

Visum, försäkringar, vaccinationer

Tidigt i planeringen är det även viktigt att se över giltighetstiden på era pass, om ni behöver visum för att komma in i landet och era försäkringar. Som medlem i Scouterna har ni en medlemsförsäkring som gäller i Sverige eller om ni reser med Scouternas arrangemang, när ni reser själva behöver ni ha en egen reseförsäkring. Kolla upp era respektive hemförsäkringar, om reseförsäkring ingår i denna och vad den täcker.

 

Besök även Utrikesdepartementets webbplats, där ni kan läsa mer om ert resmål och vad ni behöver tänka på inför avresan. Krävs det vaccinationer till ert resmål? Se i så i fall till att ta dessa inom den rekommenderade tiden före avresan. Alla deltagare på resa ska dessutom fylla i en hälsodeklaration, som en ren säkerhetsåtgärd om något skulle hända under resa, antingen i utlandet eller hemma i Sverige. Det är också viktigt att ni redan på förhand diskuterar regler, krishantering och risker som kan komma att uppkomma på er resa och därefter upprättar ett dokument för hur ni ska hantera dem dels som grupp, men även ur ett ledarperspektiv.