Innan avfärden – planeringsstöd för en lyckad resa

 

När resmålet är spikat är det dags att påbörja förberedelserna för ert äventyr. Börja med att kontakta Scouternas internationella sekreterare (international.secretary@scouterna.se) och berätta om era planer. Det är dels ur ett informationssyfte så att Scouterna som organisation vet att ni är ute i världen och dels för att ni kan få hjälp och tips till exempel med kontakter eller uppgifter om andra svenska scouter som genomfört en liknande resa, som kan hjälpa er i planeringen. Det är också viktigt att tidigt bestämma vilka som kan delta i resan, mycket beroende på vad just ert äventyr består av. Är det ett läger som ni ska åka till kanske det finns centralt fastställda åldersgränser eller så kan lägerplatsen bara ta emot flickscouter, vilka ni måste ta hänsyn till. Viktigt är också att såväl ledare som scouter men även föräldrar medverkar i hela planeringsprocessen, så att alla känner sig trygga i de beslut som fattas inför resan.

Vad behöver vi kunna för att få ut maximalt av resan?

Detta är en viktig fråga att ställa sig när ni ska planera avdelningsmötena för terminen (eller terminerna) före avresan. Låt förberedelserna inför resan färga och bygga era veckomöten så att ni känner er väl förberedda på den kultur, det språk, normer och värdering med mera, som ni kommer att leva mitt i under er vistelse. Till exempel kan ni provlaga mat för att vara redo på vad ni kan komma att stöta på, eller göra en ordbok med termer och fraser ni tror kan komma till användning på det aktuella språket. Tänk dock på att inkludera alla scouter på avdelningen, i patrullen eller i utmanarlaget även om de inte kommer följa med på resan. Era möten kan ändå vara givande och intressanta, även om de inte skulle resultera i en resa.

Finansiera? Planera!

Pengar, pengar, pengar. Ja pengar är ju som bekant inte helt oviktigt i sammanhanget, när en resa ska planeras och genomföras. Att sätta upp en budget som innehåller hur ni ska finansiera resan (deltagaravgift, bidrag, pengar ni har arbetat ihop med mera) och vilka olika typer av utgifter ni kommer att ha (exempelvis lägeravgifter, resa, mat och logi), är en viktig del i förberedelsearbetet, så att det inte kommer som en chock för någon innan avresan. Vissa utgifter kan också ni påverka genom till exempel val av transportmedel. Givetvis kan det bli stora skillnader rent ekonomiskt om ni väljer att chartra ett plan jämfört med om ni paddlar dit. Utforska och väg olika möjligheter mot varandra, för att hitta det optimala för just er.

 

Även när ni bokar flygbiljetter/bussar/boende påverkas ofta priset ni får betala utefter hur långt fram i tiden ni planerar. Bestäm er tidigt, boka och spar pengar. Det finns många olika vägar att gå för att göra en resa att göra en resa lyckad ur ett ekonomiskt perspektiv. Bidrag av olika slag från fonder eller stipendier kan vara en del av finansieringen, mer om detta finner ni här. Att arbeta ihop pengar tillsammans är också ett bra sätt att finansiera resan, och minskar delen som behöver komma från egen ficka

Visum, försäkringar, vaccinationer

Tidigt i planeringen är det även viktigt att se över giltighetstiden på era pass, om ni behöver visum för att komma in i landet och era försäkringar. Som medlem i Scouterna har ni en medlemsförsäkring, dock är det också viktigt att kolla upp era respektive hemförsäkringar, om reseförsäkring ingår i denna och vad den täcker.

 

Besök även Utrikesdepartementets webbplats, där ni kan läsa mer om ert resmål och vad ni behöver tänka på inför avresan. Krävs det vaccinationer till ert resmål? Se i så i fall till att ta dessa inom den rekommenderade tiden före avresan. Alla deltagare på resa ska dessutom fylla i en hälsodeklaration, som en ren säkerhetsåtgärd om något skulle hända under resa, antingen i utlandet eller hemma i Sverige. Det är också viktigt att ni redan på förhand diskuterar regler, krishantering och risker som kan komma att uppkomma på er resa och därefter upprättar ett dokument för hur ni ska hantera dem dels som grupp, men även ur ett ledarperspektiv.

 

Sammanfattning

1. Var kan vi resa? Det kan bara ni bestämma. Tänk över var ni vill åka och hur ni vill resa, vad ni vill göra där.

2. Kontakta de ni vill besöka eller dit ni vill ansöka. Ni kan alltid kontakta Scouternas internationella sekreterare på international.secretary@scouterna.se för mer information om vart ni kan vända er för fler kontakter. Prata också med andra scouter runtom er, de är fulla av egna erfarenheter och tips.

3. Ekonomi. Vad kostar det, har vi råd? Ja, har ni inte nog med pengar privat finns alltid medel och fonder att söka. Läs mer om det på vår guide om fonder.

4. Säkerhet och sjukvård. Se till att er resa är säker. På ud.se kan ni läsa mer om ert resmål och vad ni behöver tänka på före er resa. Om vaccinationer krävs, se till att ta dem i tid! (ca 4-6 veckor innan avfärd).

5. Se över er utrustning i tid och vad ni behöver ha med er. Presenter från Sverige är också alltid uppskattat och artigt.

6. Köp biljetter i tid. Ju tidigare ni bokar resa ju billigare tenderar resorna att bli.