Fristående kontingenter

Fristående kontingent/Independent Contingent

Scouting finns i hela världen.  Som scout är du en del av en global ungdomsrörelse med över 65 miljoner medlemmar. Det finns mängder med sätt att mötas, lära och upptäcka tillsammans! Varje år kommer scouter från hela världen till Sverige i olika sammanhang: på läger, kurser, arrangemang eller som privatpersoner.

Scouterna vill uppmuntra våra medlemmar att delta på internationella och nationella läger i andra länder för att utbyta erfarenheter och vara med om upplevelser utöver det vanliga. Ett sätt att träffa scouter från andra länder är att delta på Världsscoutjamboreer eller andra stora läger i andra länder. Då ordnas en så kallad kontingent som representerar Sverige till lägret. Detta kan göras på olika sätt.

I det här dokumentet kan du läsa mer om vad det innebär att åka på ett läger som fristående kontingent respektive officiell kontingent samt vad du som åker på ett stort läger utomlands behöver tänka på.

Vad är en officiell kontingent?

Varje år anordnas stora jamboreer och andra stora läger runt om i världen och Sverige får ofta inbjudningar till dessa eller förfrågningar från medlemmar om att skapa en kontingent till dessa läger. När det gäller världsscoutläger och vissa nationella jamboreer rekryteras ett arrangemangsteam till Scouterna nationellt som ansvarar för att organisera Scouternas deltagande på lägret.

Arrangemangsteamet får då stöd från Scouternas nationella arrangemangsgrupp och andra funktioner inom Scouternas operativa organisation, t ex kanslifunktioner för att kunna genomföra ett så bra arrangemang som möjligt. En till två av de ansvariga utses till Head of Contingent (HoC). Dessa är ansvariga för att kontingenten genomför ett arrangemang i linje med Scouternas strategi, riktlinjer och uppdrag.

Stödet som de officiella kontingenterna får innefattar bland annat:

  • Kontaktperson som handleder HoC genom arbetet. Kontaktpersonen har själv erfarenhet av att vara arrangemangsansvarig
  • Ekonomistöd i form av stöd med fakturering av deltagaravgifter, ekonomihanteringssystem samt att Scouterna står som projektägare och därmed ekonomisk garant för arrangemanget
  • Officiella kommunikationsvägar såsom mail, hemsidor, Scouternas kanaler samt IT-verktyg i form av Office 365
  • Försäkring i form av avancerad och heltäckande tjänstemannaförsäkring som täcker alla som åker med på arrangemanget.
  • Möjlighet att använda Scouternas resebyrå och andra inarbetade leverantörer.
  • Kvalitetssäkring och stöd vid budgetering och löpande uppföljning av detta
  • Utbildning i riskhantering och att lägga upp en beredskapsplan, Trygga möten och ledarskap, Scouternas program
  • Stöd i att ta fram en beredskapsplan som dessutom förankras hos Scouternas nationellt med kontaktpersoner och jourpersonal vid kris under arrangemanget
  • Löpande stöd och råd till ledare, föräldrar och scouter före, under och efter genomfört arrangemang
  • Kvalitetssäkring av arrangemanget som gruppen ska åka på, alltså att det håller god kvalitet och arrangeras av en scoutorganisation
  • Internationella stöd och kontakter genom officiella kanaler

En officiell kontingent från Scouterna genomgår alltså ett stort arbete redan under planeringsstadiet vilket innebär en trygg och mycket säker verksamhet för såväl deltagare som arrangemangsteam. Detta är viktigt för Scouterna och något vi ständigt eftersträvar.

Den officiella kontingenten får sedan stöd från Scouterna under hela sitt arbete och avslutar det med en slutrapport som lämnas till Scouternas arrangemangsgrupp.

En officiell kontingent tillsätts av Scouternas arrangemangsgrupp eller Scouternas ledningsgrupp beroende på uppdragets storlek. Dessa kontingenter tillsätts oftast långt innan det är dags att åka och ansökan görs genom lediga ideella uppdrag på scouterna.se

 

Vad är en fristående kontingent?

Hade Scouterna haft oändliga resurser i form av personal och ideella hade vi såklart kunnat skicka officiella kontingenter till alla världens läger. Istället måste vi begränsa oss i vårt val av vilka läger vi ska vara representerade på med officiella kontingenter. Den bedömningen görs utifrån ett antal olika premisser. Det kan vara så att styrelsen tar ett strategiskt beslut om vissa arrangemang, eller att Scouternas stämma röstar igenom något som påverkar urvalet. Vissa arrangemang bedöms helt enkelt utifrån intresse och tillgång på arrangemangsteam samt vilka andra arrangemang som anordnas det året. Den bedömningen gör Scouternas arrangemangsgrupp från år till år.

Detta betyder dock inte att man inte kan åka på något annat läger än de som Scouterna anordnar centralt. Tvärtom är det öppet för vem som helst av våra medlemmar att åka på läger utomlands. Scouterna är en global rörelse och det ska vi ta tillvara på!

Vissa läger kräver dock att man tillhör en kontingent för att kunna komma på deras läger. För att kunna åka behöver det därför bildas en fristående kontingent. Denna bygger nästan uteslutande på intresseanmälan från enskilda personer som vänder sig till Scouterna centralt på något sätt. Även om du åker på läger på egen hand kan det vara bra att informera Scouterna om detta.

 

Så gör du för att skapa en fristående kontingent:

  1. Har du hittat ett läger som du vill åka till, kontakta arrangören och fråga om ni kan komma. De flesta läger i världen välkomnar internationella gäster
  2. Kontakta Scouternas arrangemangsgrupp eller kansli på något sätt och berätta vilket arrangemang du vill åka på och varför. Arrangemangsgruppen kan då berätta om det kommer finnas en officiell kontingent till lägret eller inte. De kommer också kunna hjälpa dig att komma i kontakt med andra som är intresserade av samma läger så att ni kan åka ihop.
  3. Arrangemangsgruppen kontaktar International Commissioner (IC), alltså den eller de i Scouternas styrelse som ansvarar för internationella relationer. IC kommer sedan kontakta dig med ett officiellt dokument som intygar att du är medlem i Scouterna och därmed får delta på lägret.

Om ni är flera som åker kan lägerorganisationen kräva att en av er utses till Head of Contingent (HoC). I de fall detta krävs behöver ni som åker komma överens om vem som ska ha den rollen och därmed vara officiellt ansvarig för det svenska deltagandet. I det fall lägret kräver att Scouterna intygar vem som är HoC kan Scouternas IC hjälpa till med att utfärda ett sådant intyg.

Tänk också på att du som åker med eller ansvarar för en fristående kontingent är en representant för svenska Scouterna oavsett vilken slags kontingent du reser med. Detta innebär att du är ansvarig för att följa Scouternas policys och se till att verksamheten vilar på Scouternas värderingar och värdegrund.

Du som åker med en fristående kontingent bör tänka på att en denna inte är kvalitetssäkrad av Scouterna, inte heller arrangemanget i sig eller dess innehåll. De som leder kontingenten har inte gått riskhanteringsutbildning som annars är obligatorisk när Sverige skickar officiella kontingenter, och om något händer under resans gång finns det inga garantier för att Scouternas försäkringar täcker arrangemanget. Tvärtom är det otroligt viktigt att alla som åker med har sett över sina hem- och reseförsäkringar innan resan.

Scouterna värnar självklart om alla medlemmar och som medlem kan du alltid höra av sig till vårt kansli för råd och stöd, vi försöker alltid stötta i den mån vi kan. Dock kan man inte förvänta sig att få extra stöd eller full bemanning genom jour under just ert arrangemang.

 

Kontakta oss

Om du har frågor om officiella eller fristående kontingenter är du varmt välkommen att kontakta Scouternas arrangemangsgrupp på arrangemang@scouterna.se eller den internationella sekreteraren på international.secretary@scouterna.se